Jak uspořádat studentskou konferenci

Vzdelani

Především potřebujete nápad. Téma, které vás zajímá a které byste rádi sdíleli s dalšími lidmi naživo, nikoli prostřednictvím internetu. Důvody mohou být rozmanité, ale ať už konferenci pořádáte, protože chcete upozornit na nějaký problém a tato cesta se vám zdá nejlepší, nebo si „pouze“ chcete vyzkoušet, co taková organizace obnáší, nesnáze (optimisticky řečeno výzvy), které budete muset cestou překonat, se nemění.

Nač je potřeba myslet?

1) Co, proč a kdy

Nejprve si ujasněte, oč vám vlastně jde (čeho se konference týká a komu je určena, nemusí být pouze pro studenty) a kdy by se to mělo konat. Se zařizováním je dobré začít alespoň půl roku dopředu.

2) Prostor

Kde se konference bude konat? Jako studenti byste neměli mít problém zastřešit svou konferenci institucí, na které studujete, nebo její součástí a uspořádat konferenci v jejích prostorách. Volnou učebnu si je třeba zajistit co nejdříve, buďto v období, kdy se kapacita školy plně nevyužívá (na vysoké škole typicky zkouškové období), nebo, při běžném provozu – v tom případě je potřeba se začít starat ještě před tím, než se uzavírají rozvrhy pro následující semestr. Snadněji se tak dostanete k moderně vybavené učebně a nemusíte si zařizovat potřebnou techniku zvlášť (na některých školách tohle není vůbec problém, ale zejména učebny humanitních oborů nebývají vždy zcela na výši, co se vybavení týče).

3) Financování

Pokud si nemusíte pronajímat prostory, příliš peněz nepotřebujete. Až překvapivá spousta věcí se dá zařídit za minimální cenu, nicméně Konferenceněco málo se hodí vždycky, na občerstvení pro účastníky i na odměnu pro zvané řečníky, kteří mohou konferenci otevřít. Pokuste se nejprve vyzjistit, kolik se dá získat od školy. Koneckonců pořádáte konferenci jejím jménem a šíříte tak její věhlas široko daleko, což by mělo být patřičně oceněno. Na vysokých školách se dá kromě přímé podpory mateřské katedry (nebo ústavu) zažádat o některé z mimořádných stipendií určených pro zvláště iniciativní studenty. Pokud to myslíte opravdu vážně a chtěli byste konferenci spojit s nějakou kulturní událostí (proč ji neskloubit koncertem nebo s výtvarnickým workshopem?), můžete se porozhlédnout i po různých dotačních programech. S orientací vám pomůže například portál Culturenet.cz.

4) Pozvánka a program

Pokud nechcete, aby konferenční sál zel prázdnotou, musíte své konferenci udělat pořádnou reklamu. Což se týká včasného zajištění nejen posluchačů, ale, a to nejprve, především řečníků. Sepište krátkou, avšak výstižnou pozvánku, ve které kromě tématu konference nezapomenete uvést praktické záležitosti: datum a místo konání konference, jak se na ni přihlásit a zejména do kdy. Vyhnete se tak nemírné vynervovanosti doprovázející shánění přispěvatelů mezi kamarády na poslední chvíli (přinejmenším ji v maximální možné míře omezíte).
Pozvánku rozešlete na všechna místa, kde se pohybují studenti a která s tématem konference alespoň minimálně souvisí. Potom si můžete dát chvilku přestávku a čekat na odpovědi.
Jakmile se vám nashromáždí dostatečný počet řečníků s avizovanými tématy (není od věci požadovat v přihlášce krátkou anotaci příspěvku), můžete sestavit program, který rozešlete všem zúčastněným a zároveň jím zamoříte veškeré dostupné prostory (fyzické i virtuální), v nichž by se mohli nacházet potenciální návštěvníci vaší konference. Smiřte se s tím, že den před začátkem budete muset pečlivě sestavený program měnit, protože někdo náhle onemocní (pořád je to lepší, než když vám to telefonicky oznámí až v den konání), přírodní zákony (a ty Murphyho zvláště) zkrátka nezměníme.

5) Občerstvení

Vznešeně catering. Pokud nemáte bohaté sponzory, na profesionální catering nedosáhnete. Netřeba se ale děsit a nechat návštěvníky na suchu. Od školy (z jídelny, menzy nebo studentského klubu) se většinou bez problémů dá půjčit potřebné nádobí i termosky s kávou a horkou vodou. K tomu přikoupíte nějaký čaj, sypanou kávu (i kvalitní káva z fair trade obchodu vyjde mnohonásobně levněji, než když vám ji uvaří v menze), sušenky, a pokud máte šikovné kamarádky či maminky (v ideálním případě obojí), doplníte zásoby nějakými surovinami, ze kterých společnými silami vyrobíte chlebíčky a koláč. Takové improvizované pohoštění nejen pomáhá navodit neformální atmosféru, která by na studentské konferenci neměla chybět, ale často je chutnější než to pořízené od profesionálů.

6) Samotná konference

To už je v zásadě maličkost. Přivstaňte si, skryjte kruhy pod očima, trému nechte doma a nedivte se, když se na poslední chvíli něco zkomplikuje (já jednou musela z rezervované místnosti hodinu před začátkem konference vyhazovat značně rozladěný seminář o soft skills v praxi). Můžete se uklidňovat tím, že studentská konference je vlastně na zkoušku a nikdo se nebude rozčilovat, pokud vše nepoběží přesně podle plánu. O to koneckonců ani na konferencích ani v životě nejde.

Tipy na závěr:
Nezapomeňte na dobře viditelné šipky vedoucí do konferenčního sálu, ať se vám řečníci neztratí.
Buďte nemilosrdní a nenechte nikoho mluvit příliš přes čas. Když necháte každému volnou ruku, protáhne se konference do noci.
Nepouštějte se do organizace konference a zejména do úklidu po jejím ukončení sami. Ve dvou (a více) jde všechno lépe.

Přidáno: 25.11.2011, Zdroj: Vzdělání.CZ Autor: Tereza Dědinová

Přečtěte si novinky z oblasti vzdělávání a školství na portálu Vzdělání.CZ. Tipy pro studenty, tipy pro učitele, aktuality ze světa vysokých škol či výuky jazyků. Přinášíme Vám také kulturní servis, doporučujeme knížky, které stojí za to si přečíst. Pobavte se a vzdělávejte se na portálu Vzdělání.CZ!

EKONOMICKÉ FAKULTY - přípravné kurzy

Intenzivní přípravné kurzy na přijímací zkoušky na ekonomické fakulty, jejichž součástí je zkuška z matematiky a cizího jazyka. Studenti mají vysoké procento úspěšnosti u přijímacích zkoušek a s kurzy i lektory je spokojeno přes 94% účastníků kurzů.

[ x ]

Přečtěte si

Jak sledovat studijní mobilitu ve vysokoškolském vzdělávání?
Jak jsou evropské vzdělávací systémy připraveny podporovat mobilitu studentů? Souhrnný přehled z publikace Mobility Scoreboard. Higher Education Background Report pro čtenáře Vzdělání.cz připravili odborníci Domu…
S odborným doučováním bude maturitní vysvědčení v kapse
S druhým stupněm na základní škole přibudou do života dítěte i přírodovědné předměty. A jelikož jde o náročnější, vyprofilovanější témata, ne každý žák si s nimi umí poradit sám. Kde mohou rodiče a žáci…