Jak napsat e-mail jako profík – krátký, ale prospěšný tutoriál

Mým úkolem je navazovat spolupráci se zástupci firem. Proto potřebuji vědět, jak sestavit e-mail, abych si získal jejich pozornost. Sám každodenně odpovím přibližně na 30 e-mailů. Oni odpovědí na stovky. Jsou zahlceni elektronickou poštou! Proto se jí učí zvládat efektivně a filtrovat nedůležité informace. Pokud si mám získat jejich pozornost, musím napsat e-mail správný způsobem. Vám se to hodí taky. Ať už někoho žádáte o práci, o stáž, o prodloužení deadlinu, o cokoliv – musíte vědět, jak si o to říct. Připravte se na krátký tutoriál.

Jak e-mail vnímá manažer

Můj pracovní e-mail momentálně ukazuje 20 nevyřízených zpráv.
Tři z toho jsou spamy, čtyři informace od manažerů, které potřebuji znát, ale nemusím je řešit teď hned, tři jsou upozornění na diskuzi na blogu, další tři konverzace s našimi zákazníky, kterým z dobré vůle pomáhám s jejich webovými stránkami. Zbytek e-mailů se týká právě rozjetého projektu, chodí automaticky i kolegyni, která je vyřídí.
K této analýze mi stačilo 5 vteřin.

Předmět je klíč

Předmět a jméno, to jsou pro manažery dva nejdůležitější indikátory.
Jméno: Markéta K. Předmět: Pondělní porada.
Půl vteřiny a vím, že se jedná o zápis z pondělního setkání s mým šéfem a že na něj není potřeba reagovat.
Když mi na e-mail přijde neznámý kontakt AndílekX, nejspíše e-mail rovnou označím za spam.
Podobně zprávu s předmětem Návrh pravděpodobně přeskočím s tím, že se k ní dostanu, až budu mít čas. Což nemusí být nikdy.
Oproti tomu, když uvidím předmět Společnost Monsters – Návrh možné spolupráce, vycítím v něm potenciál a budu mu věnovat pozornost.
Předmět musí být krátký, konkrétní a musí vystihovat podstatu e-mailu.

Sumář:

  • Zařiďte si serózní e-mail, který se skládá z vašeho jména a příjmení, případně nějaké vhodné variace.
  • Vždycky přemýšlejte nad předmětem. Mělo by ho tvořit maximálně 7 slov, jimiž musíte vystihnout hlavní podstatu e-mailu.

Tělo zprávy

Tělo zprávy si můžeme rozdělit na několik částí:
Oslovení
Představení
Hlavní část
Rozloučení a podpis
Projdeme si je postupně.

Oslovení

Vždycky oslovujte. Oslovení funguje na podprahové úrovni a předem stanovuje, na jaké úrovni se povede konverzace.
Je-li to jenom trochu možné, e-mail adresuji konkrétní osobě – např. PR manažerovi firmy. Snažím se vyhýbat kontaktním formulářům, které jsou obvykle zahlceny „odpadními“ zprávami a snižují moji šanci na to, že mi firma odpoví.

Pokud píšu konkrétní osobě, dělám si krátký průzkum. Díky sociálním sítím často o lidech zjistím tolik, až by je polil ledový pot. Jak je ta osoba stará? Co vystudovala? Má titul? Na základě těchto informací se rozhodnu, jak familiérně k ní mohu přistupovat.
Nejradši oslovuji člověka křestním jménem. „Dobrý den, Pavle.“ Umožňuje to vést konverzaci na přátelské úrovni. Dovolím si to ale jenom i speciální skupiny lidí, konkrétně u copywriterů, o kterých vím, že jsou na to zvyklí, případně u lidí, s nimiž konverzuji delší dobu. Jak poznám, že si to můžu dovolit? Diskuze je přátelská a protějšek používá větší množství emotikonů neboli smajlíků.
Na emoticony bacha! Neříkám, že je nejde používat, ale nemělo by jich být nadměrné množství a nikdy by se neměly objevit v prvním e-mailu.

Nerad oslovuji lidi tituly – raději volím obligátní „pane Vondráčku“. Na druhou stranu, použitím titulu nikdy nic nezkazíte. Pohladíte jím lidské ego. Musíte ale umět titul správně používat!
A když už jsme u toho – čeština skloňuje a to i lidská jména. Takže nepište „Pěkný den, pane Vondráček“, ale „Pěkný den, pane Vondráčku“!
Z firemní komunikace je zažité oslovování „Vážený pane/ Vážená paní“. Ze zásady se tomu vyhýbám. Kdykoliv dostanu podobný dopis, mám pocit, že mluvím s robotem. Budoucnost patří osobní komunikaci. Buďte osobní (ale ne familiérní)!

Sumář:

  • Snažte se zprávu adresovat konkrétní osobě a ne firmě
  • Pozor na používání emotikonů
  • Skloňujte jména
  • Buďte osobní

Představení

Použijte maximálně 2 věty k tomu, abyste představili sami sebe a důvod, proč člověku píšete.

Hlavní část

Podrobněji rozepište, co potřebujete. Čím kratčeji popsáno, tím lépe. Můžete-li použít odrážky, udělejte to. Příjemce zprávu snáze zpracuje. Snažte se vyhýbat dlouhým zprávám. Pokud jsou nezbytné, nejprve se člověku představte a poproste ho, aby si vás vyslechnul. Teprve když se vám ozve zpátky, tak mu posílejte podrobnou zprávu. Pokud je komplexní a dlouhá zprávu nevyhnutelná, přidejte na její konec dovětek, v němž sumarizujete ty nejdůležitější informace.

Rozloučení a podpis

Dejte člověku najevo, že od něj očekáváte odpověď – např. „Těším se na Vaši odpověď.“
Neodpoví vám ani do týdne? Máte plné právo napsat mu znovu a zdvořile se poptat, jestli vaši zprávu dostal a co si o ní myslí.
Opět žádná reakce? Tak ještě třetí e-mail. V 90 % dostanete odpověď už na druhý. Psát čtvrtý e-mail už většinou nemá smysl.
Součástí podpisu by měl být i kontakt na vás: e-mail a telefonní číslo. Máte-li oficiální funkci, přidejte ji. Provozujete-li internetové stránky, přidejte na ně odkaz. Pokud s vámi bude chtít druhá strana komunikovat, s největší pravděpodobností si i ona udělá malý průzkum.

Několik obecných pouček při psaní e-mailů

  • Mluvíte li s jedním člověkem na zdvořilé úrovni, je lepší používat oslovení Vy. Dejte si ale pozor, velikost písmene musíte důsledně dodržovat.
  • Odkazujete-li na něco, přidejte k textu i odkaz (nejlépe ve zkrácené formě, použijte zkracovače jako Bitly či Goo.gl). Pokud po člověku něco chcete, nikdy po něm nevyžadujte aktivitu navíc. Všechno mu naservírujte až pod nos.
  • Pravopis. Hlídejte si ho jako zásnubní prsten! V případě nejistoty se poraďte s jazykovou příručkou.
  • Formátování textů (ztučňování atd.) usnadňuje čtení. Ne všichni ale používají programy, které HTML formátování podporují. U kratších e-mailů se mu pokuste vyhnout.
  • Mezi odstavce vkládejte prázdný řádek. E-mail se pak lépe čte. Prázdný řádek nemusí být mezi rozloučením a podpisem.
  • Nepoužívejte CAPS LOCK. Působí to bezmála vulgárně, čtenář může mít pocit, že na něj křičíte.
  • Buďte struční a nic neokřávejte! Lidé na to nemají čas. Čím kratší e-mail, tím větší šance, že bude přečten a vyřízen.
  • Buďte unikátní. Jestli dokážete najít způsob, jak vystoupit z průměru, protějšek si vás spíše zapamatuje. Já používám hyper-šťastné oslovení: „Krásné dobré ráno.“
  • Máte pocit, že jsem něco nezmínil? Napište to do diskuze pod článkem. Díky za vaše tipy!

Zdroj fotografií: www.istockphoto.com

Přidáno: 16.12.2013, Zdroj: Vzdělání.CZ Autor: Vojtěch Žák

Přečtěte si novinky z oblasti vzdělávání a školství na portálu Vzdělání.CZ. Tipy pro studenty, tipy pro učitele, aktuality ze světa vysokých škol či výuky jazyků. Přinášíme Vám také kulturní servis, doporučujeme knížky, které stojí za to si přečíst. Pobavte se a vzdělávejte se na portálu Vzdělání.CZ!

EKONOMICKÉ FAKULTY - přípravné kurzy

Intenzivní přípravné kurzy na přijímací zkoušky na ekonomické fakulty, jejichž součástí je zkuška z matematiky a cizího jazyka. Studenti mají vysoké procento úspěšnosti u přijímacích zkoušek a s kurzy i lektory je spokojeno přes 94% účastníků kurzů.

[ x ]

Přečtěte si

Studium na VŠO již od února
Neskončil zimní semestr přesně podle vašich představ? Nestihli jste si podat přihlášku a nechcete čekat? Začněte se studiem již od února na VŠO v Praze. Vyzkoušet můžete třeba Rozvoj lidských zdrojů v ekonomice dopravy…
Výhra, kde nikdo nevyhrál - recenze knihy
Čtenářům portálu Vzdělání.cz přinášíme recenzi knihy investigativní novinářky Dale Russakoffové "Výhra?: kdo (a co) ovládá americké školy". Přestože kniha pojednává o americkém prostředí a jejich systém…